Laaja tietosuojan vaikutustenarviointi – Data Protection Impact Assessments

Laaja tietosuojan vaikutustenarviointi täytyy toteuttaa jokaiseen digitaaliseen palveluun, jossa oppijaa profiloidaan tai kun tietojen käsittelyssä käytetään uutta teknologiaa.

Tällaisia digitaalisia alustoja ovat ainakin:

Google Workspace for Education, Visma Wilma InSchool Primus, Microsoft 365/Office 365 sekä Applen palvelut.

Mikä on laaja tietosuojan vaikutustenarvioinnit eli Extensive Data Protection Impact Assessment (DPIA)?

Laaja tietosuojan vaikutustenarviointi (DPIA, Data Protection Impact Assessment) on prosessi, jolla tunnistetaan, arvioidaan ja minimoidaan henkilötietojen käsittelyyn liittyviä riskejä. Se on työkalu, joka auttaa organisaatioita varmistamaan, että he noudattavat tietosuojalainsäädäntöä, oppijoiden tiedot ovat turvassa ja että henkilötietoja käsitellään asianmukaisella tavalla.

Laaja tietosuojan vaikutustenarviointi täytyy toteuttaa jokaiseen palveluun, jossa tapahtuva tietojen käsittely todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin oppijoiden (eli rekisteröityjen) oikeuksille ja vapauksille. Lisäksi digitaalisiin palveluihin, joissa oppijaa esimerkiksi arvioidaan, hänestä tehdään muistiinpanoja, viestitään häneen liittyen tai muulla tavalla profiloidaan, on syytä laittaa enemmän resursseja ja toteuttaa laaja tietosuojan vaikutustenarviointi ennen henkilötietojen käsittelyn aloittamista. Tällaisia palveluita Suomessa ovat muun muassa Wilma, Google Workspace for Education sekä Microsoft 365. Lue lisää EU komission sivuilta.

Huolehdi laajat tietosuojan vaikutustenarvioinnit kuntoon kanssamme – lähetä meille yhteydenottopyyntö >>

Miksi laaja tietosuojan vaikutustenarviointi täytyy tehdä? 

Digitaalisissa ympäristöissä, joissa edellä mainittuja asioita toteutetaan tapahtuu profiloituminen. Palvelu kerää ja tallentaa dataa oppijoista ja muodostaa näiden pohjalta profiilin henkilöstä luoden samalla heille digitaalisen identiteetin ja digitaalisen sormenjäljen.

Jokaisella on oikeus tietosuojan toteutumiseen ja omiin henkilötietoihin. Tästä me Cloudpointilla olemme samaa mieltä EU:n, YK:n, Suomen lainsäädännön ja opetussuunnitelman kanssa. Näin ollen opetuksen järjestäjän on huolehdittava ettei tiedot vuoda kolmannen osapuolen käsiin sekä, että oppijalla on tieto siitä, miten hänen digitaalista identiteettiä käytetään, tietoja käsitellään ja tallennetaan.

Laaja tietosuojan vaikutustenarviointi kanssamme:

• Aloituspalaverin aikana perehdymme yhdessä DPIA-dokumentaatioon ja jaamme vastuut asiakkaan kanssa
• Seuraavissa palavereissa käymme yhdessä läpi DPIA materiaalia ja tarkastelemme mm. palveluihin liittyviä teknisiä määrityksiänne, mahdollisen auditointidokumenttien sisältöä ja niihin liittyvien toimenpiteiden vaikutusta tietosuojan jäännösriskeihin.
• Tavoitteena on saada laaja tietosuojan vaikutustenarviointi valmiiksi kolmen projektipalaverin aikana.
• Projektin aikana GDPR lakiasiantuntijamme ovat tukenasi aina kysymysten herätessä ja Cloudpointin tekniset asiantuntijamme varmistavat, että projekti on myös teknisesti oikein. Näin varmistamme parhaan lopputuloksen!
• Joka toinen kuukausi järjestettävien Edudata.io tietosuoja webinaarien avulla ylläpidät tietoasi tietosuoja-asioista, ja voit päivittää DPIA-dokumentteja webinaarista saatujen tietojen avulla.

On myös syytä muistaa, että tietosuojan vaikutustenarvioinnit (DPIA) eivät ole kertaluontoinen projekti, sillä niitä täytyy ylläpitää ja tarvittaessa päivittää säännöllisin väliajoin. Pidetään yhdessä huolta että DPIA:t ovat ajantasalla 365 päivää vuodessa!

Varaa aika kanssamme tästä >>